Stell dir vor, du hast eine lange Liste mit Arbeitszeiten: In jeder Zeile stehen Datum, Mitarbeiter, Projekt und die geleisteten Stunden. Diese Liste wächst jeden Tag weiter und irgendwann ist es mühsam, mit Filtern, SUMMEWENN-Formeln oder Kopien neue Auswertungen zu basteln.
Genau hier kommen Pivot-Tabellen ins Spiel: Eine Pivot-Tabelle ist eine interaktive Auswertungstabelle, mit der du große Datenmengen flexibel zusammenfassen, filtern und neu anordnen kannst – ohne deine Rohdaten zu verändern. Du ziehst per Drag & Drop Felder wie „Mitarbeiter“, „Projekt“ oder „Datum“ in Zeilen, Spalten, Werte und Filter, und Excel baut dir automatisch zum Beispiel „Stunden pro Mitarbeiter und Projekt pro Monat“.
Ausgangslage: Deine Rohdaten-Tabelle
Für den Rest dieses Beitrags gehe ich von einer einfachen Arbeitszeittabelle aus, die so oder ähnlich aufgebaut ist:
- Spalte A: Datum
- Spalte B: Mitarbeiter
- Spalte C: Projekt
- Spalte D: Stunden
Jede Zeile entspricht einem Arbeitstag (oder Eintrag) eines Mitarbeiters auf einem Projekt mit der dazugehörigen Stundenzahl. Typische Fragestellungen, die du später mit einer Pivot-Tabelle beantworten willst, sind zum Beispiel:
- Wie viele Stunden hat ein Mitarbeiter in einem Monat insgesamt gearbeitet?
- Welche Projekte fressen die meiste Zeit?
- Wie verteilen sich die Stunden eines Mitarbeiters auf verschiedene Projekte?
Tipp: An dieser Stelle kannst du einen Screenshot deiner Rohdaten einfügen und im Bild kurz die Spalten markieren („Datum“, „Mitarbeiter“, „Projekt“, „Stunden“).
Schritt 1: Rohdaten sauber vorbereiten
Bevor du mit Pivot-Tabellen arbeitest, müssen die Daten in einer „sauberen“ Liste stehen.
Achte auf folgende Punkte:
- Jede Zeile enthält einen vollständigen Datensatz (Datum, Mitarbeiter, Projekt, Stunden).
- Es gibt keine komplett leeren Zeilen oder Spalten mitten in der Tabelle.
- Jede Spalte hat eine eindeutige Überschrift – genau diese Überschriften werden später zu deinen Pivot-Feldern.
- Das Datum ist als Datum formatiert und die Stunden sind als Zahl oder Zeit formatiert, damit Excel korrekt summieren und gruppieren kann.
Optional (und empfehlenswert): Wandle deine Liste in eine „intelligente Tabelle“ um:
- Markiere eine Zelle in den Daten.
- Gehe im Menü auf „Start“ → „Als Tabelle formatieren“.
- Wähle ein Design und achte darauf, dass „Tabelle hat Überschriften“ aktiviert ist.
Vorteil: Fügst du neue Datenzeilen hinzu, aktualisiert sich der Bereich der Pivot-Tabelle später einfacher.
Schritt 2: Erste Pivot-Tabelle erstellen
Jetzt baust du aus deiner Rohdatentabelle die erste Pivot-Tabelle.
- Klicke in eine beliebige Zelle deiner Datenliste (oder Tabelle).
- Gehe auf „Einfügen“ → „PivotTable“.
- Im Dialog „PivotTable aus Tabelle oder Bereich“ kontrollierst du den markierten Bereich – er sollte alle Zeilen und Spalten deiner Daten umfassen.
- Wähle „Neues Arbeitsblatt“, damit Excel die Pivot-Tabelle übersichtlich auf einem separaten Blatt erstellt.
- Bestätige mit „OK“.
Excel legt nun ein leeres Pivot-Layout an und zeigt rechts die PivotTable-Feldliste mit deinen Spaltennamen „Datum“, „Mitarbeiter“, „Projekt“, „Stunden“. Hier bietet sich in deinem Blog ein Screenshot an, auf dem man links die leere Pivot und rechts die Feldliste sieht.
Schritt 3: Stunden pro Mitarbeiter auswerten
Als Einstieg bietet sich eine einfache, aber sehr nützliche Auswertung an: „Wie viele Stunden hat jeder Mitarbeiter insgesamt gearbeitet?“.
So gehst du vor:
- Ziehe das Feld „Mitarbeiter“ aus der Feldliste in den Bereich „Zeilen“.
– Ergebnis: In der Pivot-Tabelle erscheint pro Mitarbeiter eine Zeile. - Ziehe das Feld „Stunden“ in den Bereich „Werte“.
– Excel bildet automatisch die Summe der Stunden je Mitarbeiter („Summe von Stunden“).
Damit hast du aus einer langen Liste eine kompakte Tabelle mit „Mitarbeiter“ und „Summe der Stunden“ gemacht. Für viele Leser ist das der erste Aha-Moment: Aus hunderten Zeilen wird mit zwei einfachen Schritten eine übersichtliche Auswertung.
Schritt 4: Mitarbeiter und Projekte kombinieren
Noch spannender wird es, wenn du Mitarbeiter und Projekte kombinierst, um zu sehen, wie sich die Zeit verteilt.
Vorgehen:
- Lasse „Mitarbeiter“ im Bereich „Zeilen“.
- Ziehe zusätzlich das Feld „Projekt“ in den Bereich „Spalten“.
– In der Pivot-Tabelle erscheinen jetzt die Projekte als Spaltenüberschriften. - Das Feld „Stunden“ bleibt im Bereich „Werte“ und wird weiterhin summiert.
Jetzt zeigt dir die Pivot-Tabelle pro Mitarbeiter (Zeilen) und Projekt (Spalten) die Summe der Stunden an. Du siehst auf einen Blick, welche Projekte bei welchen Mitarbeitern zeitlich dominieren – ideal für Projektcontrolling und Kapazitätsplanung.
Optional kannst du die Zeilen sortieren oder nach bestimmten Mitarbeitern filtern, indem du in den Zeilenbeschriftungen auf die kleinen Dropdownpfeile klickst.
Schritt 5: Zeitliche Auswertung nach Monaten
Da deine Rohdaten Datumswerte enthalten, kannst du Zeiträume sehr elegant auswerten, zum Beispiel „Stunden pro Monat und Mitarbeiter“.
- Ziehe das Feld „Datum“ in den Bereich „Zeilen“ (zum Beispiel oberhalb von „Mitarbeiter“).
- Klicke in der Pivot-Tabelle mit der rechten Maustaste auf eines der Datumsfelder und wähle „Gruppieren…“.
- Im Dialog „Gruppieren“ kannst du „Monate“ und bei Bedarf „Jahre“ auswählen und mit „OK“ bestätigen.
Excel fasst jetzt alle Datumswerte automatisch in Monate (und optional Jahre) zusammen. In Kombination mit „Mitarbeiter“ und „Stunden“ erhältst du beispielsweise eine Tabelle mit „Jahr/Monat“ als Zeilen und „Mitarbeiter“ als Spalten – oder genau andersherum.
Das ist ideal, um monatliche Auswertungen für Teamleitungs- oder Projektmeetings zu erzeugen. Im Blog kannst du hier sehr schön zwei Screenshots direkt nebeneinander zeigen: einmal die ungruppierte Pivot nach Datum und einmal die gruppierte Variante nach Monaten.
Schritt 6: Stunden korrekt zusammenfassen und formatieren
Damit deine Auswertung nicht nur richtig rechnet, sondern auch gut lesbar ist, solltest du einen Blick auf die Einstellungen des Wertefelds „Stunden“ werfen.
- Klicke im Bereich „Werte“ auf den Eintrag „Summe von Stunden“ und wähle „Wertfeldeinstellungen…“.
- Stelle sicher, dass als Zusammenfassungsfunktion „Summe“ gewählt ist (nicht „Anzahl“ oder etwas anderes).
- Klicke auf „Zahlenformat…“, um das Anzeigeformat anzupassen.
Typische Varianten:
- Stunden als Dezimalzahl (z.B. 7,5 für 7,5 Stunden): Wähle das Zahlenformat „Zahl“ mit ein oder zwei Dezimalstellen.
- Stunden als Zeit (z.B. 07:30): Wähle im Zahlenformat die Kategorie „Benutzerdefiniert“ und nutze das Format
[hh]:mm, damit auch Summen über 24 Stunden korrekt angezeigt werden.
Beschreibe im Blog ruhig kurz, welches Format du verwendest und warum – so können Leser leichter entscheiden, was zu ihrem Szenario passt.
Schritt 7: Filter, Datenschnitte und Zeitachse
Eine große Stärke von Pivot-Tabellen ist die schnelle Umstellung auf neue Fragen. Mit Filtern, Datenschnitten und Zeitachsen machst du deine Auswertungen interaktiv und anschaulich.
Klassische Filter
- Ziehe zum Beispiel „Projekt“ oder „Mitarbeiter“ in den Bereich „Filter“.
- Über dem Pivot-Bericht erscheint ein Dropdown-Feld, in dem du bestimmte Projekte, einzelne Mitarbeiter oder mehrere gleichzeitig auswählen kannst.
Datenschnitte (Slicer)
- Klicke in die Pivot-Tabelle.
- Gehe auf „PivotTable-Analyse“ (oder „PivotTable-Tools“) → „Datenschnitt einfügen“.
- Wähle Felder wie „Mitarbeiter“ und „Projekt“.
Excel zeigt nun farbige Button-Fenster (Datenschnitte), mit denen du per Klick nach Mitarbeitern oder Projekten filtern kannst. Das wirkt in Screenshots besonders attraktiv und ist für Einsteiger sehr intuitiv.
Zeitachse (Timeline)
Für Datumsfelder kannst du zusätzlich eine Zeitachse verwenden:
- Klicke in die Pivot-Tabelle.
- Gehe auf „PivotTable-Analyse“ → „Zeitachse einfügen“.
- Wähle das Feld „Datum“.
Es erscheint ein horizontaler Zeitbalken, über den du Monate oder Jahre wie mit einem Schieberegler auswählen kannst. So siehst du sofort, wie sich deine Stundenverteilung über die Zeit verändert.
Schritt 8: Typische Fehler und wie du sie vermeidest
Zum Schluss noch ein paar typische Stolperfallen, die in einem Praxis-Blogartikel nicht fehlen sollten.
Häufige Probleme:
- Stunden werden als Text behandelt:
Wenn das Feld „Stunden“ als Text formatiert ist (zum Beispiel durch Import), zeigt die Pivot-Tabelle oft „Anzahl“ statt „Summe“ oder liefert falsche Ergebnisse. Lösung: Spalte „Stunden“ in Zahl bzw. Zeit konvertieren und dann die Pivot-Tabelle aktualisieren. - Datumswerte sind eigentlich Text:
Wenn Datumswerte als Text vorliegen, lässt sich das Feld in der Pivot nicht nach Monaten oder Jahren gruppieren. Die Option „Gruppieren“ ist dann ausgegraut. Lösung: Datums-Spalte richtig in Datum konvertieren (zum Beispiel mit „Text in Spalten“ oder Datum neu eingeben) und danach die Pivot aktualisieren. - Neue Daten tauchen nicht auf:
Wenn du neue Zeilen am Ende deiner Liste ergänzt, erscheinen sie nicht automatisch in der Pivot-Tabelle. Lösung: Rechtsklick in die Pivot-Tabelle und „Aktualisieren“ wählen. Wenn du die Daten als „Tabelle“ formatiert hast, ist die Gefahr kleiner, dass der Bereich nicht mitwächst.
